CRM para universidades: cómo esta herramienta de alta gerencia puede beneficiar a las instituciones educativas

CRM para universidades

El auge de los avances tecnológicos también impacta el rubro educativo en donde se ha dado
mayor cabida a la oferta académica en línea.

Vivir en la era digital, y a su vez de la información, implica una máxima exigencia, donde los negocios y organizaciones deben ser capaces de competir en un mercado cambiante y satisfacer las necesidades del consumidor de la manera más breve posible. De ahí la necesidad de implementar herramientas y soluciones que ayuden a las empresas a organizar todos sus procesos.

El auge de los avances tecnológicos también impacta el rubro educativo en donde se ha dado mayor cabida a la oferta académica en línea, lo que obliga a las instituciones educativas a mejorar sus estrategias para captar nuevos alumnos y hacer un seguimiento de su plantilla actual, gestionando soluciones para la oferta educativa.

El Inbound marketing no es exclusivo de los ecommerce, también es una estrategia que fomenta la acción de estudiar y el hábito de estudio; con la finalidad de conseguir mejores resultados y hacer más eficiente el servicio, como cualquier otra empresa, las universidades pueden aprovechar herramientas de alta gerencia como el CRM, fundamental para facilitar la comunicación y los procesos organizacionales.

¿Qué es un CRM?

El CRM o software de gestión de las relaciones con los clientes, es más que una herramienta, es una estrategia que puedes aplicar en tu empresa, organización o ecommerce para gestionar a tus clientes con la máxima eficiencia, mediante una interfaz innovadora e intuitiva que conecta a tus departamentos de marketing y de ventas para que logres las conversiones deseadas, sin interrumpir procesos y controlando toda la información de tus clientes y empleados.

Sin importar si una institución es pública o privada, el CRM ayuda a tener toda la información centralizada para brindar una atención personalizada a la gran cantidad de clientes que demandan consultas, informes, pagos, servicios; sin quedar atrapados en una base de datos sin pies ni cabeza, un trabajo que está mejor en manos de la inteligencia artificial.

El software CRM es comúnmente usado por miles de empresas para lograr conversiones e impulsar las ventas de forma exponencial; la ventaja de tener a todos los clientes centralizados brinda una visión global del comportamiento de los clientes para ofrecerles relaciones más personalizadas a fin de mejorar la experiencia del cliente.

¿Cuáles son las funciones de un CRM para universidades?

Un CRM integrado en la educación ofrecerá calidad y personalización gracias a las funciones que se pueden optimizar como:

✔ Proceso de facturación automatizado: permite actualizar datos al momento o con la función de autorrelleno; no dejar pasar vencimientos; emitir cualquier tipo de factura en un proceso automatizado en el que solo deberás ingresar los datos del cliente en la base de datos para que el CRM emita los recibos cada vez que corresponda.

✔ Gestión académica: te permite planear y lanzar ofertas académicas, campañas de marketing, seguimiento de la matrícula de alumnos, incluso gestiona la asignación de profesores.

✔ Gestión comercial: ya nunca te perderás entre miles de solicitudes de admisión, el registro de llamadas o los miles de mails; también es el mejor recordatorio con alertas de acuerdo a un calendario.

✔ Captación de prospectos: los CRM para universidades se adaptan a la función de los centros educativos para gestionar la captación de alumnos, la relación durante su estancia académica y aun siendo ya egresados, sin importar quién lo registró al momento de su inscripción, pues su información estará segura y al alcance de los miembros de la institución autorizados para atenderlos en el momento que lo requieran.

✔ Integración de otras aplicaciones: los CRM permiten una integración intuitiva con servidores de correo como Gmail, Outlook para segmentar los contactos. Para una atención más directa sobre dudas y consultas, se puede integrar como un chatbot; otras integraciones posibles son en las páginas web y en estrategias de email marketing como mailchimp. Gracias a los informes que te brinda a partir de los datos, podrás obtener mediciones de la evolución de cada alumno en un periodo determinado, los cursos que son más solicitados y el estado de pago de los alumnos.

Cabe mencionar que existen otras funcionalidades de los CRM que no suelen ser habituales, pero que pueden marcar la diferencia frente a otros softwares al momento de decidirse por alguno, entre ellas se encuentran la generación de informes rutinarios para conocer los rendimientos de forma semanal, mensual o anual, con información detallada de todo lo que se tenga gestionado para resolver problemas que van surgiendo al momento con un conocimiento profundo del embudo de ventas.

Otra funcionalidad que destaca en el tiempo es la Predicción, sobre las ventas o ingresos, incluso por proyecto, con miras al futuro. Esto es posible gracias al máximo aprovechamiento de los datos proporcionados que te permitirán anticipar decisiones objetivas y fundamentadas para los próximos meses o para nuevos mercados.

¿Cuál es el objetivo de un CRM para universidades?

El CRM para universidades mejora la relación de las instituciones con los estudiantes, ayuda a captar más alumnos potenciales, brinda atención a los egresados, gestiona eficientemente el cierre de matriculaciones. La atención es oportuna y activa en todo momento, fideliza a todos los estudiantes que cursen carreras en línea o en la modalidad presencial.

Recuerda que los CRM no son exclusivos para empresas de compra y venta, pues actúan en cualquier negocio que preste algún servicio, como los centros educativos para hacer un seguimiento efectivo de la evolución académica de cada alumno, incrementar la matrícula cada ciclo escolar, lograr que los alumnos se fidelicen en la institución y elijan otros cursos complementarios que satisfagan sus intereses y necesidades.

Un CRM para universidades ayuda a mejorar la reputación del centro educativo gracias a la experiencia del cliente, en este caso de los estudiantes, lo que atraerá nuevos alumnos por la calidad de los servicios, su atención eficiente y la personalización con los alumnos y docentes.